Resumen

Este manual describe el funcionamiento, alcance y configuración del Marcador (Click2Call) de Callpicker Voice para HubSpot. Aprenda a realizar llamadas con un solo clic (Click2Call) y a consultar el registro automático de su actividad saliente.

Documentos relacionados

• Manual Técnico (Solo para Equipo de Soporte e Ingeniería de Callpicker)

Funcionamiento y alcances

A continuación, se describe el proceso que se realiza para realizar llamadas Callpicker desde HubSpot.

Marcación Callpicker desde HubSpot

Esta integración fue desarrollada para ser incorporada en HubSpot a través del botón integrado para realizar llamadas nativamente con la finalidad de facilitar el proceso de marcación dentro de HubSpot.

Para realizar una llamada, se debe realizar lo siguiente:

1. En HubSpot, posicionarse en un registro de un contacto o una empresa

2. Hacer clic en “Llamada”

3. Asegurarse de que el proveedor seleccionado sea “Callpicker” en la opción “Llamada desde: […]”. En caso contrario, hacer clic y seleccionar el proveedor “Callpicker”.

4. Hacer clic sobre el número correspondiente a quién se desea llamar

5. Siempre que se realice una llamada, se abrirá un widget en HubSpot con la interfaz de la marcación. Todas las llamadas salientes efectuadas por este medio se realizan de acuerdo a los criterios descritos en la sección de llamadas salientes.

Consideraciones

1. Esta integración no puede ser usada mediante la app móvil de HubSpot. Todas las llamadas que se realicen mediante la app móvil se realizarán desde el mismo dispositivo móvil.

2. Al acceder a HubSpot desde el navegador de un dispositivo móvil, es posible hacer uso de la integración en estos dispositivos. Sin embargo, no se recomienda hacer uso de la integración de esta manera, ya que HubSpot no ofrece una buena experiencia al interactuar con el CRM en los navegadores móviles y la integración tampoco fue diseñada para este tipo de escenarios, por lo que es posible que la integración no funcione correctamente.

Limitaciones

1. En esta primera versión, solo es posible realizar llamadas salientes. No se pueden recibir llamadas entrantes

2. Para que un número de contacto aparezca en la opción de “Llamada” debe establecerse en los campos predeterminados de HubSpot o en un campo de teléfono personalizado. Esto aplica solamente para los objetos de tipo contacto o empresa. En el caso de los objetos de tipo negocio o ticket, los campos de teléfono personalizado no se mostrarán en la interfaz, sin embargo, si se asocia un contacto o empresa a un negocio o ticket, la interfaz mostrará los números de teléfono del objeto asociado (contacto o empresa) sin ningún inconveniente. Este comportamiento es propio de HubSpot y Callpicker no puede modificarlo.

3. Es posible que, en ocasiones cuando se realice una llamada no se muestre la interfaz de la marcación y en su lugar se muestre la siguiente ventana:

   
   

   1. Esto es completamente normal y ocurre cuando se intenta realizar una llamada cuando HubSpot no termina de establecer conexión con la integración.

   2. Esto no afecta el funcionamiento de la integración, para continuar solo debe hacerse clic en “Iniciar sesión en Callpicker y llamar”

Llamadas salientes desde HubSpot

Todas las llamadas salientes realizadas se llevan a cabo de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Cuando se realiza una llamada, se envía una notificación a Callpicker para verificar si existe una extensión que coincida con el nombre de usuario que ha iniciado sesión en HubSpot, por ejemplo:

   • En HubSpot existen cinco usuarios, y el usuario que ha iniciado sesión se llama F. Cuando este usuario realice una llamada, se verificará si existe una extensión Callpicker llamada “Ana García”.

   En caso de existir esta extensión, la llamada se realizará de manera automática usando la extensión coincidente y se mostrará la siguiente interfaz en HubSpot:

   

2. En caso de no existir una extensión, la llamada NO se realizará de manera automática, pero puede todavía se puede realizar de forma manual ingresando las credenciales SIP de la extensión que se desea usar para realizar la llamada. Cuando una llamada no se realiza de manera automática se mostrará la siguiente interfaz en HubSpot:

   

Estatus de la llamada

Una llamada puede tener los siguientes estatus:

• Llamando…: la llamada ha comenzado a sonar al contacto o destino de la llamada. También se escuchará un “ringing” en el navegador durante el transcurso del estatus.

• En curso: el destino de la llamada ha contestado y se ha establecido la comunicación entre ambos

• Finalizada: la llamada ha sido terminada por el contacto/destino de la llamada o por el usuario que realiza la llamada.

Todos los estatus se muestran en la interfaz de la marcación en el widget de HubSpot, como se muestra a continuación:

Estatus de la llamada: Llamando...

Estatus de la llamada: En curso...

Estatus de la llamada: Finalizada

Activar y desactivar micrófono

Durante el transcurso de una llamada, es posible activar o desactivar el audio del micrófono para evitar que pueda ser escuchado por el contacto o destino de la llamada. Para ello, se debe realizar lo siguiente:

1. Tener previamente una llamada en curso

2. En la interfaz de la marcación, hacer clic en el icono del micrófono

   

3. Cuando el micrófono se encuentre desactivado, el icono del micrófono cambia su estado como se muestra a continuación:

   

   Para activar el micrófono, se debe hacer clic nuevamente sobre el icono. Esto también permitirá al icono volver a su estado original.

Finalizar la llamada

Durante el transcurso de una llamada, es posible finalizar la llamada para terminar la comunicación entre ambas partes. Para ello, se debe realizar lo siguiente:

1. En la interfaz de la marcación, hacer clic en el icono de finalizar llamada

   

2. Cuando la llamada sea finalizada, el estatus de la llamada cambiará automáticamente a “Llamada finalizada” y el icono se deshabilitará

   

Configurar los dispositivos de entrada y salida (micrófono / altavoces)

Es posible cambiar el micrófono y los altavoces que se utilizan durante el transcurso de las llamadas, en caso de que se quiera usar un micrófono diferente al predeterminado en el sistema operativo o un altavoz donde se desea que salga el audio de la llamada. Para ello, se debe realizar lo siguiente:

Micrófono

1. En el apartado de Micrófono, seleccionar un dispositivo de la lista. La configuración se aplicará de manera automática.

   
   

2. Al aplicar la configuración, el destino de la llamada debe de escuchar el micrófono seleccionado en la lista de dispositivos

   

Altavoces

1. En el apartado de Altavoz, seleccionar un dispositivo de la lista y hacer clic en Aplicar

   
   

2. Al aplicar la configuración, se escuchará un sonido “ring” en el altavoz seleccionado en la lista de dispositivos

   

Limitaciones

• No es posible configurar los dispositivos de salida o altavoces en navegadores que no están basados en Chromium (chrome), esto debido a una limitación propia de estos navegadores, algunos de ellos son los siguientes:

  • Firefox

  • Safari

  Esta lista no se limita únicamente a los navegadores mencionados anteriormente. Todos los navegadores en los que no sea posible configurar el altavoz se mostrará únicamente el dispositivo predeterminado “Default” del sistema operativo en la lista de altavoces.

  

Registrar llamadas en HubSpot

Esta es una funcionalidad que permite crear un registro de las llamadas realizadas. En esta primera versión la funcionalidad se encuentra activada por defecto. En caso de que esta funcionalidad sea desactivada, NO se creará ningún registro.

Por cada llamada realizada se creará un registro con la siguiente información:

A continuación, se muestran unos ejemplos de registros de llamadas. Todos los registros creados serán asociados al respectivo contacto, empresa o negocio marcado.

Registro de llamadas en HubSpot

Llamada saliente (Completada)

Llamada saliente (Perdida)

Llamada saliente (sin nombre y número de extensión)

Instalación

A continuación, se especifican los pasos a realizar del lado del cliente para la instalación de la integración.

Pre-requisitos

HubSpot

• Tener una cuenta en HubSpot y un usuario con permisos de Superadministrador

Callpicker

• Tener una cuenta de Callpicker que tenga habilitado el acceso a API y el scope API Marcación (calls)

Procedimiento para la instalación

Obtener Client ID y Secret ID de Callpicker

1. Ingresar a Admin Callpicker: admin.callpicker.com

2. Dirigirse a Desarrolladores > Funciones API

   

3. Copiar y guardar los valores de Client ID y Secret ID para usarlos posteriormente en la instalación

   

Instalar la app de la integración en HubSpot

1. Abrir la siguiente URL en el navegador: https://connectors.callpicker.com/integrations/hubspot/click2call/install

   

2. Llenar los campos del formulario con los valores solicitados

3. Hacer clic en Conectar

4. Usted será redirigido a la página de instalación de HubSpot. Para continuar, se debe seleccionar la cuenta de HubSpot en la que se desea instalar la app de la integración y hacer clic en Elegir cuenta

   

5. Hacer clic en Conectar la aplicación

   

6. Si la instalación se realiza de manera exitosa, usted será redirigido a la vista de confirmación de la integración, en donde podrá visualizar los usuarios de HubSpot y su relación con las extensiones de la cuenta Callpicker usada en la instalación.

   Dependiendo de la configuración que usted haya realizado previamente para relacionar sus extensiones Callpicker con los usuarios de HubSpot, la vista mostrará alguna de las siguientes advertencias:

   • Todos los usuarios se asignaron correctamente: Esta advertencia significa que todos los usuarios de HubSpot se encuentran asociados a una extensión Callpicker.

     

   • Algunos usuarios HubSpot no se asociaron: Esta advertencia significa que algunos usuarios de HubSpot no se encuentran asociados a una extensión Callpicker. Los usuarios de HubSpot que no tengan una extensión Callpicker asociada no podrán realizar llamadas de manera automática y tendrán que proporcionar las credenciales SIP manualmente.

     

   • Ningún usuario HubSpot fue asociado: Esta advertencia significa que ningún usuario de HubSpot tiene asociada una extensión Callpicker. Esto podría afectar completamente el uso de la integración, debido a que ninguna de las llamadas realizadas por cualquier usuario se realizarán de manera automática y en cambio se tendrán que proporcionar las credenciales SIP manualmente.

     

Configurar el registro de llamadas en HubSpot

Por defecto, la creación de registro de llamadas se encuentra activada en la integración. Para desactivar o activar esta funcionalidad, se debe realizar lo siguiente:

También es posible acceder a esta configuración haciendo clic en Mercado > Aplicaciones conectadas en la barra de navegación

1. En HubSpot, hacer clic sobre el nombre de la cuenta

   

2. Hacer clic en Perfil y preferencias

   

3. En Integraciones, hacer clic en Aplicaciones conectadas

   

4. Seleccionar la app correspondiente y hacer clic en Ir a la configuración

   

5. Hacer clic sobre el toggle para desactivar o activar esta funcionalidad

   

Verificar estado de las extensiones

Puedes confirmar en cualquier momento desde la página de configuración como se encuentran asociadas las extensiones de la cuenta Callpicker conectada a la aplicación con los usuarios usuario de HubSpot. Para ello, se debe realizar lo siguiente:

También es posible acceder a esta configuración haciendo clic en Mercado > Aplicaciones conectadas en la barra de navegación

1. En HubSpot, hacer clic sobre el nombre de la cuenta

   

2. Hacer clic en Perfil y preferencias

   

3. En Integraciones, hacer clic en Aplicaciones conectadas

   

4. Seleccionar la app correspondiente y hacer clic en Ir a la configuración

   

5. Hacer clic en Verificar

   

6. Se abrirá una ventana emergente en donde muestra la asociación entre los usuarios de HubSpot y las las extensiones de la cuenta Callpicker usada durante la instalación

   

Ver el historial de cambios en registro de llamadas

Puedes consultar quién y cuándo ha activado o desactivado el registro de llamadas en HubSpot desde la página de configuración. Para ello, se debe realizar lo siguiente:

También es posible acceder a esta configuración haciendo clic en Mercado > Aplicaciones conectadas en la barra de navegación

1. En HubSpot, hacer clic sobre el nombre de la cuenta

   

2. Hacer clic en Perfil y preferencias

   

3. En Integraciones, hacer clic en Aplicaciones conectadas

   

4. Seleccionar la app correspondiente y hacer clic en Ir a la configuración

   

5. Hacer clic en Verificar

   

6. Se abrirá una ventana emergente en donde muestra quien ha activado o desactivado la funcionalidad de registrar llamadas en HubSpot

   

Preguntas y respuestas

¿Qué pasa si realizo una llamada y tengo dos extensiones que coincidan con un nombre de usuario en HubSpot?

La llamada se realizará sin ningún inconveniente usando la extensión que se muestra en la vista de confirmación de la integración, pero lo ideal sería no tener múltiples extensiones con el mismo nombre de usuario de HubSpot.

No configuré ninguna extensión con mi nombre de usuario en HubSpot, ¿esto afecta el uso de la integración?

Sí, en caso de no configurar ninguna extensión con tu nombre de usuario en HubSpot, las llamadas no se realizarán de manera automática y se te pedirá ingresar las credenciales SIP de alguna de las extensiones de tu cuenta de Callpicker.

No conozco las credenciales SIP de mis extensiones, ¿cómo puedo obtenerlas?

En caso de no haber configurado una extensión previamente, deberás ingresar las credenciales SIP de alguna de las extensiones de tu cuenta de Callpicker para poder realizar llamadas. En caso de conocer tus credenciales, puedes contactar a soporte para solicitar esta información.

¿Se puede configurar la troncal que se desea usar para realizar las llamadas?

No, actualmente no es posible configurar una troncal preferida para realizar llamadas.

¿Puede instalar la integración en múltiples ocasiones usando la misma cuenta de Callpicker?

Sí, es posible vincular una cuenta de Callpicker con múltiples cuentas de HubSpot para instalar la app de la integración en diferentes cuentas de HubSpot.

¿Puedo instalar la integración en múltiples ocasiones usando la misma cuenta de HubSpot?

No, actualmente no es posible vincular una cuenta de HubSpot con múltiples cuentas de Callpicker, debido a que al instalar nuevamente la app de la integración se anula la instalación realizada previamente.